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  • Ruth Kozak

Charlas de 5 minutos: 10 ideas

Una de mis herramientas preferidas para concientizar, fortalecer conocimientos y comunicar en forma consistente y eficaz es el Programa de CHARLAS DE CINCO MINUTOS (5MB, en inglés), tambien conocidas con nombres alternativos como por ejemplo PLÁTICAS DE 5 MIN, safety talks, charla en punto de acción, conversaciones en lugar de trabajo, entre otros. Usualmente focalizadas en temas de seguridad, pueden utilizarse en otras áreas de gestión.


En esta línea, una definición para estas charlas, que pueden ser complementarias a otras reuniones de equipo (ej. “scrum”, cambio de turno, inicio del día, etc.) sería:


El PROGRAMA de charlas/ pláticas de 5 minutos debería tener objetivo/s, alcance y metodología definidos. A través de la experiencia y el intercambio con colegas, les propongo un resumen de 10 Buenas Prácticas para CHARLAS DE 5 MINUTOS para su implementación, mantenimiento y mejora.


1.

Gestión centralizada, varios equipos de trabajo reciben el mismo “mensaje” en un período de tiempo- modo "cáscada".


2.

Las Charlas de 5 minutos son acotadas en el tiempo (no pueden durar una hora). Se desarrollan en el lugar de trabajo. No reemplazan a la capacitación formal. Cada “charla” se coordina mediante actividades de lanzamiento y revisión con los facilitadores.


3.

Es una buena práctica trabajar en forma integrada (sumando temas con perspectivas alternadas de gestión)


4.

Planificación estructurada con temas que sean de relevancia (en función de lecciones aprendidas, objetivos). En todos los casos tiene que haber una justificación para que un tema sea desarrollado- objetivos definidos para cada sesión de charla de 5 minutos.

Cuando se busca en internet “charlas de cinco minutos” o "pláticas de 5 minutos" se encuentra mucha información de materiales pre-armados o listados de temas para estas charlas.

Si el enfoque es integrado, pueden alternarse temas de seguridad y salud ocupacional, medio ambiente, calidad, buenas prácticas de manufactura, productividad, formación de equipos, mejora, etc.


5.

Frecuencia sostenida en el tiempo (diaria, semanal, mensual). Preferible de menos a más, cada organización según sus posibilidades. Requiere compromiso activo de los líderes para su mantenimiento. Puede hacerse seguimiento con indicadores.



6.

Material estandarizado y acordado con el equipo de facilitadores que lo transmite.


7.

Si el material no fue elaborado en forma interna, "customizarlo", adueñarse del contenido y el formato (idioma- para que sea local con expresiones de uso cotidiano, ejemplos internos, reconocibles por quienes reciben el mensaje, etc.)


8.

Material disponible para ser consultado por el equipo (carpetas físicas, carteleras, almacenado

en forma digital). Información documentada controlada.



9.

Facilitadores sólidos, con capacidad de escuchar y con conocimiento del tema. Pueden ser de diferentes áreas de la organización según el tema a desarrollar, de modo que también se genera un sentido de “organización”, de transversalidad, de ser parte de un sistema. Facilitadores “funcionando como equipo”: Los facilitadores pueden o no ser supervisores o líderes de equipos, pueden ser rotativos o fijos. Como parte del Programa de Charla de 5 minutos, es una buena idea sostener las actividades (ej. reuniones) de lanzamiento previo y revisión posterior de cada una de las charlas realizadas (por ejemplo revisar la programación de la semana/ mes, los contenidos a abordar, el material).


10.

Asegurar que el esquema de charlas sea de dos vías de comunicación: que luego de cada charlas pueda "levantarse retroalimentación" de los equipos para mejorar el proceso asociado al mensaje.

Conclusiones o comentarios de los equipos (por ejemplo, pueden ser tratadas en las reuniones de facilitadores y generar temas para nuevas charlas y otras oportunidades de mejora.



El PROGRAMA DE CHARLAS DE 5 MINUTOS puede CONTRIBUIR a:

  • dar visibilidad a temas específicos en forma consistente

  • generar concientización,

  • promover participación activa,

  • brindar espacios de aprendizaje e intercambio de ideas,

  • sostener los conocimientos de la organización

  • fomentar el compromiso de quienes facilitan y de quienes participan en las charlas/ pláticas.

  • formar equipos de trabajo, identificados con los valores de la organización


Cada organización tiene necesidades y posibilidades diferentes y, esto también aplica para los Programas de Charlas de 5 minutos. Lo que puede ser efectivo para una organización, puede no serlo para otra y, también esto cambia a lo largo del tiempo. Cada quien deberá evaluar y analizar, en cada caso, la aplicabilidad de estas ideas.

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