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  • Ruth Kozak

Gestión de químicos- Guía desafío para evaluar procedimiento/s- Checklist

Actualizado: mar 16

Con la gestión de inventarios de químicos, los desafíos son compartidos y similares entre distintas organizaciones: sub-stock, sobre stock, vencimientos, estandarización, requisitos legales asociados, etiquetado, integridad de datos, almacenamiento, eficiencia, y la lista sigue..


La complejidad para la gestión del inventario de químicos, en general y en el laboratorio en particular, suele ser sub-estimada.


¿Cómo organizar el inventario de químicos, mantenerlo bajo control, asegurar el cumplimiento de requisitos y trabajar en forma eficiente?


¡Esa es "la pregunta"! Y, por supuesto, hay una variedad de respuestas válidas según el tipo, tamaño, complejidad, características de cada organización.


Les proponemos una Guía de Desafío de 25 preguntas para evaluar el procedimiento/s- práctica/s existentes, a modo de diagnóstico.


Una Lista de Verificación (checklist) pensada como desafío para implementar, revisar y/o mejorar procedimientos/ prácticas/ herramientas para la administración de inventarios- químicos en Laboratorios.


Si bien el cuestionario está específicamente enfocado en químicos de laboratorio, puede ser extendido a químicos utilizados en otros procesos y/o a otros ítems de inventario de laboratorio (ej. estándares de referencia, insumos no químicos).


Respecto a la Guía de Desafío- Lista de Verificación :

  • Funciona como checklist (lista de verificación)- las respuestas pueden ser: SI/NO/ N/A (no aplica).

  • Propone un enfoque integrado (buenas prácticas, calidad, seguridad y salud, ambiental, mejora continua, etc.).

  • Cubre distintos temas, algunos más específicos y otros más generales- para englobar diversos aspectos de la administración de químicos en laboratorio- incluyendo cuestiones operativas y también de gestión, tendientes a sostener/ mejorar el proceso.

  • Es un listado orientativo y, si bien está pensado para ser abarcativo, cada equipo de trabajo puede necesitar ajustar la redacción, agregar/ eliminar puntos según sus circunstancias particulares.

  • Las respuestas son cualitativas... podría asignarse un puntaje a cada punto para repetir el ejercicio y medir la mejora en el tiempo.

Para obtener esta GUÍA DESAFÍO en versión check list- editable, contactanos:

vía chat, formulario de contacto en esta web y/o por e-mail a: info@osmosys.com.ar


GUIA DESAFIO- PROCEDIMIENTO GESTION QUIMICOS LABORATORIO

  1. ¿Se ha definido procedimiento/s para la administración de inventario (stock) de reactivos químicos en el laboratorio?

  2. ¿El/los procedimientos/s para la gestión del inventario de químicos se maneja como información documentada controlada?

  3. ¿Se han de definido responsabilidades para la administración de inventario? (ejemplo: alta de nuevo químico, ingreso de lotes internos, consumos)

  4. ¿Se contemplan mecanismos de control de cambios para el ingreso de nuevos químicos en el inventario?

  5. ¿Se cuanta con registros que permitan identificar quién y cuándo se dan de alta nuevos químicos?

  6. ¿Se asegura que no se duplican ítems por sinonimia química? (ejemplo: control de alta, CAS, alertas, códigos internos, etc.)

  7. ¿Se encuentran definidas las ubicaciones de almacenamiento contemplando condiciones particulares de almacenamiento? (ejemplo: temperatura, humedad, luz, etc.).

  8. ¿Se encuentran definidas las ubicaciones de almacenamiento contemplando incompatibilidades químicas?

  9. ¿El/ los procedimientos de inventario contemplan la administración de información de seguridad/ salud y medio ambiente de los químicos? (ejemplo: Sistema Globalmente Armonizado SGA/GHS, otros requisitos)

  10. ¿El/ los procedimientos de inventario contemplan la administración de información de requisitos regulatorios asociados? (ejemplo: sustancias controladas, precursores químicos, etc.)

  11. ¿Se encuentran definidos niveles de stock mínimo (nivel crítico) con alertas asociadas?

  12. ¿Se han definido frecuencias de alertas por vencimiento?

  13. ¿Se contemplan criterios para el control de recepción? (ejemplo: contra pedido, tipo e integridad de envase, fechas de vencimiento, documentación necesaria, etc.)

  14. ¿Puede identificarse cada contenedor (envase) en forma individual para asegurar su trazabilidad? (ejemplo: código de barras)

  15. ¿Las etiquetas de control interno para químicos son estandarizadas? (ejemplo: información de cumplimiento de requisitos legales, buenas prácticas, etc.)

  16. ¿Se asegura el etiquetado de cada contenedor en forma individual para cumplir con buenas prácticas? (ejemplo: fecha de recepción, apertura, etc.)

  17. ¿Se asegura disponibilidad de la documentación asociada al ingreso de lotes internos? (ejemplo: Certificado de Análisis- CoA)

  18. ¿Se conoce la información de la cantidad de contenedores abiertos y cerrados existentes en el laboratorio a tiempo real?

  19. ¿La información permite a quienes abren/ consumen poder aplicar fácilmente criterios FEFO ("first expires, first out- primero que vence/caduca primero sale/se utiliza)?

  20. ¿El consumo (baja) de contenedores permite hacer seguimiento a tiempo real? ¿Esta información está disponible para todos quienes manejan inventario?

  21. ¿Se conoce cuándo, quién y el motivo de consumos en el inventario? (para poder hacer trazabilidad de la información y análisis de datos)

  22. ¿El/ los procedimientos/s vigentes aseguran la competencia de quienes tienen responsabilidad por el inventario en sus diversas funciones? (ejemplo: definición de necesidades de capacitación, inducción, capacitaciones, etc.)

  23. ¿Se realiza monitoreo/ seguimiento de (ej. indicadores) asociado a la gestión de inventario? Por ejemplo: la cantidad de veces/instancias de falta de stock al momento de necesidad, las pérdidas por vencimiento de reactivos, consumos no habituales?

  24. ¿Se realizan verificaciones de inventario físico vs. información de seguimiento (sistema, planillas, etc.) para verificar su exactitud ?

  25. ¿Las herramientas utilizadas para la administración de inventario aseguran la integridad de los datos? (audit trail, contraseña, protección de datos, permisos, etc.).


OSMOSYS es un software para gestionar el inventario de laboratorio (reactivos, estándares de referencia, soluciones, insumos, columnas de cromatografía)- en forma integral, contribuyendo a la productividad: https://www.osmosys.com.ar/


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